de professionalisering van vereniging en stichting: de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen

Ook de volkstuinvereniging en de stichting voor het buurthuis zullen na 1 juli 2021 professioneel dienen te worden bestuurd

Op 1 juli 2021 treedt De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (Wbtr) in werking.

Volgens het wetsvoorstel Wbtr is het doel van de wet de professionalisering bij verenigingen en stichtingen. De noodzaak daarvoor komt voort uit talrijke financiële problemen, zelfverrijking van bestuurders, fraude en diefstal die bij vereniging en stichtingen in het verleden voor kwamen. Voor alle rechtspersonen gelden straks dezelfde regels voor bestuur en toezicht de ook al lang voor nv’s en bv’s bestaan.

De wet gaat voornamelijk over de interne werking van de vereniging of stichting, maar ook de externe aansprakelijkheid van bestuursleden komt aan bod. De regels die al deze organisaties treffen gaan over:

  • de taakvervulling door bestuurders en toezichthouders: de voor de vennootschappen bestaande norm gaat ook gelden voor de verenigingen en stichtingen.
  • Een bestuurder of commissaris dient primair te richten naar het belang van de rechtspersoon en de daaraan verbonden organisatie.
  • voor de stichting, vereniging, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij zal statutair worden bepaald dat een functionaris meer dan 1 stem kan uitoefenen, maar nooit meer dan andere functionarissen gezamenlijk.
  • Net als bij vennootschappen zal de interne en externe aansprakelijkheid bij onbehoorlijke taakvervulling gaan gelden.
  • Voor de relatie tussen de rechtspersoon en slecht functionerende bestuurders gaan ruimere ontslaggronden gelden .

Meer concreet zullen er regels dienen te worden vastgesteld, die gaan over:

  • de positie en plichten bestuursleden en toezichthouders.
  • Het financiele beleid en de goedkeuring van uitgaven
  • Hoe om te gaan met belangenverstrengeling
  • De aansprakelijkheid van bestuursleden en toezichthouders voor wanbestuur
  • Regels over grote uitgaven of investeringen.

Vrijwel alle verenigingen en stichtingen in Nederland moeten vanaf 1 juli 2021 voldoen aan de nieuwe wet WBTR. Dus ook zeer kleine stichtingen en verenigingen, zoals die bijvoorbeeld het buurthuis of de volkstuinen organiseren.

Het aanpassen van statuten is in de meeste gevallen onvoldoende, maar voor veel kleine organisatie is het mogelijk al voldoende dat strakkere regelgeving wordt vastgelegd en gehandhaafd. Bovendien zal het toezicht op het besturen een grotere rol gaan spelen. De meeste besturen zullen gaan voelen dat zij niet meer de “vrije hand” hebben, maar dat toezicht op bestuurshandelingen een rol gaan spelen.

De wet biedt een kader voor de kwaliteit van het bestuurlijk proces, met andere woorden door regels af te dwingen zal een organisatie gedwongen zijn de besluitvorming in het bestuur en aanverwante organen vast te leggen in regels die binnen de organisatie wordt afgesproken en vastgelegd. Bovendien zal een bestuur zich bewust moeten worden aan welke minimale eisen het besturen dient te voldoen, zoals bijvoorbeeld in geval van ontstentenis van bestuursleden en beheer van financiën.

De bedoeling van de wet is ook dat de organisatie eerst haar bestuursprocessen indien deze nog niet voldoet aan de wet, op orde krijgt, en daarna een en ander vastlegt in statuten en andere beheersregels.

In het WBTR-stappenplan is weergegeven hoe de stichting/vereniging aan de nieuwe wetgeving kan voldoen. Voor kleinere organisatie zijn lijdraden ontwikkeld door De Nederlandse Associatie (DNA) en het Instituut voor Verenigingen, Branches en Beroepen (IVBB) om hen te helpen bij het stappenplan. Door het stappenplan kunnen stichtingen en verenigingen zonder juridisch advies de transitie maken. Het vergt desniettemin toch een aanzienlijke tijdsinvestering, omdat bestuurders zich de regels dienen eigen te maken, hun eigen organisatie en bestuurshandelen tegen het licht dienen te houden, daar waar nodig aanpassingen in te voeren en deze vast te leggen. De inschatting is dat het WBTR-stappenplan een tijdsinvestering van enkele uren vergt om de regels te implementeren in de vereniging of stichting.

Moet de notulist zich blauw schrijven?

Het voorjaar is de periode waarin de meeste jaarvergaderingen worden gehouden. Waarom is dat?

Op grond van de wettelijke en statutaire verplichtingen is het bestuur van een vennootschap verplicht ten minste één maal per jaar verantwoording en rekenschap af te leggen aan de aandeelhouders tijdens de jaarlijks terugkerende algemene vergadering van aandeelhouders. Daartoe roept het bestuur, op de wijze zoals dat in de statuten is voorgeschreven, de aandeelhouders in vergadering tezamen.

Het bestuur moet de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar opmaken en ter vaststelling overleggen aan de aandeelhouders. De aandeelhouders hebben vervolgens twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. Normaal gesproken is dit dus uiterlijk per 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit uiterlijk per 31 januari van het volgende jaar. Vervolgens moet de vastgestelde jaarrekening binnen acht dagen na de vaststelling worden gedeponeerd bij de KvK.

Opvallend is dat er geen wettelijke regeling bestaat die het notuleren van een algemene vergadering verplicht. Toch wordt een dergelijke plicht dikwijls in de statuten van een vennootschap opgenomen. Hoeveel dient er daadwerkelijk in de notulen te worden vermeld? Alleen de besluiten of ook de discussies die aan het besluit zijn voorafgegaan? Als de discussies ook moeten worden opgenomen, volstaat dan een samenvatting of moet het een woordelijk verslag zijn?