Vertegenwoordigingsbevoegd?

Wordt een BV of een vennootschap onder firma (VOF) rechtsgeldig vertegenwoordigd? Veelvuldig moet deze vraag beantwoord worden in de rechtspraak naar aanleiding van een gerezen geschil. Het antwoord op die vraag is van belang om vast te stellen of de BV of VOF ook werkelijk gebonden is aan de overeenkomst die wordt gesloten waarbij de BV of VOF wordt vertegenwoordigd door een bestuurder, vennoot of andere gevolmachtigde.

De ondernemer die echt zekerheid wenst, zal het Handelsregister moeten raadplegen. Vaak weet men dan snel (via telefonische raadpleging of een raadpleging via internet) of degene die een overeenkomst tekent dat ook echt kan in naam van de vertegenwoordigde onderneming. Vooral bij de vertegenwoordiging door een vennoot van de VOF komt het nogal eens voor dat diens vertegenwoordigingsbevoegdheid beperkt is tot een bepaald bedrag. Als dat het geval is, moet goed bekeken worden of de totale waarde van de overeenkomst die wordt aangegaan dat vertegenwoordigingsmaximum niet overtreft. Is dat wel zo, dan is de oplossing heel simpel: in dat geval moeten alle vennoten meetekenen om later elke twist over de binding aan de overeenkomst te voorkomen.

In het handelsverkeer blijkt niet altijd (of moet men zeggen: zelden) onderzoek te worden gedaan naar een al of niet bestaande vertegenwoordigingsbevoegdheid. Pas als de overeenkomst van de zijde van de BV of de VOF niet wordt nagekomen, vraagt de wederpartij zich af hoe dat nou komt en of de BV of de VOF gebonden is en in rechte betrokken kan worden. Als blijkt dat deze niet rechtsgeldig vertegenwoordigd is, dan geldt als uitgangspunt dat de vertegenwoordiger op grond van de wet gehouden is de wederpartij haar schade te vergoeden.

Let dus op: de vertegenwoordiger die niet bevoegd was tot vertegenwoordiging is dus niet zelf partij geworden bij de overeenkomst, maar is schadevergoedingsplichtig.

Kan, ondanks het ontbreken van vertegenwoordigingsbevoegdheid, niet toch gebondenheid ontstaan van de BV of de VOF? In enkele gevallen kan dat. In de eerste plaats wanneer de BV of VOF alsnog verklaart in te stemmen met het aangaan van de overeenkomst (zij bekrachtigt de rechtshandeling). Een andere mogelijkheid is dat de vertegenwoordiger dan weliswaar formeel niet bevoegd was, maar in feite van de BV of de VOF ‘carte blanche’ had gekregen. In dat geval is door wel bevoegden de schijn gewekt dat de ‘pseudo-vertegenwoordiger’ in dit geval toch bevoegd was. Het is dan wel aan de wederpartij om feiten en omstandigheden naar voren te brengen waarop dit ‘gerechtvaardigd vertrouwen’ gebaseerd is.

Wie geen risico’s wil lopen in het handelsverkeer raadplege op voorhand het Handelsregister of vraagt – als de vertegenwoordiger daarin niet terug te vinden is – om een schriftelijke volmacht. Iets meer werk, maar wel de meest veilige route.

november 2009