Boekhouding en openbaarmaking van jaarstukken

De meeste ondernemers beschouwen boekhouden niet als een favoriete tijdsbesteding, maar er valt eenvoudigweg niet aan te ontkomen. Het bijhouden van de administratie is niet alleen bedrijfseconomisch gezien een noodzakelijke activiteit, het is ook een wettelijke verplichting. Met name ten behoeve van de fiscus. Maar ook andere personen en instanties (afnemers, de bank, werknemers) hebben belang bij juiste informatie over de financiële stand van zaken van een onderneming. De wet vereist dat alle bedrijven en beroepsbeoefenaren, ongeacht de rechtsvorm, administratie bijhouden. Alle boeken en bescheiden moeten worden bewaard. De bewaartermijn is onlangs verkort van tien naar zeven jaar. De boekhouding kan ook op diskette, cd-rom en andere electronische gegevensdragers worden bewaard, zolang deze maar gedurende zeven jaar te raadplegen zijn. Openbaarmaking Niet alle bedrijven zijn verplicht hun jaarstukken openbaar te maken. Een deponeringsplicht geldt in beginsel alleen voor een aantal specifieke rechtsvormen: de naamloze vennootschap (N.V.), besloten vennootschap (B.V.), coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij. Deze rechtsvormen moeten hun jaarstukken deponeren bij de Kamer van Koophandel.

De wet geeft de termijnen aan waarbinnen de jaarstukken moeten zijn opgemaakt, goedgekeurd en openbaar gemaakt. Indien het boekjaar gelijk loopt met het kalenderjaar, moeten de jaarstukken over 1998 uiterlijk vòòr 1 juli 1999 bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd zijn. Is er uitstel door de algemene vergadering verleend (maximaal zes maanden), dan moeten de jaarstukken uiterlijk vòòr 1 februari 2000 gedeponeerd zijn. Belang van deponeren De jaarstukken liggen bij het handelsregister voor een ieder ter inzage. Hoe groter de maatschappelijke betekenis van de onderneming, hoe meer gegevens openbaar gemaakt moeten worden. Belanghebbenden, zoals aandeelhouders, leveranciers en werknemers, kunnen daarvan kennis nemen. Omdat de wetgever hecht aan een tijdige deponering van de jaarcijfers zijn er redelijk zware sancties in de wet opgenomen. Het niet of laat voldoen aan de wettelijke deponerings-plicht kan daarom verstrekkende gevolgen hebben. Dit verzuim wordt gezien als een economisch delict op grond waarvan de Economische Controle Dienst een geldboete kan opleggen van maximaal f 25.000,-. Daarnaast kan iedere belanghebbende via de rechter nakoming vorderen van de deponeringsplicht. Ook kan èèn en ander gevolgen hebben voor de persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders en commissarissen in geval van faillissement van de rechtspersoon.

mei 1999