Goede algemene voorwaarden geven structuur aan de contractvorming door een onderneming. Daarmee kan worden voorkomen dat het wiel steeds opnieuw moet worden uitgevonden. Het is dan ook opmerkelijk hoe vaak in handelsgeschillen blijkt dat algemene voorwaarden niet rechtsgeldig overeengekomen zijn en dus niet van toepassing zijn. Daarmee komt de veronderstelde structuur onder de overeenkomst te ontvallen en wordt de uitkomst van het geschil voor de ondernemer hoogst onzeker.
De praktijk rond algemene voorwaarden hangt van ingesleten gewoontes aan elkaar. Het begint al met het opstellen van de voorwaarden. Vaak worden ze samengesteld door ‘knippen en plakken’: voorwaarden van anderen worden gewoon overgenomen zonder dat wordt nagegaan in hoeverre de voorwaarden daadwerkelijk aansluiten bij de wijze van zaken doen van de eigen onderneming.
Wijkt de praktijk af van de theorie, dan zal in een rechtszaak de praktijk toch echt de doorslag geven. Kortom, gebruik de voorwaarden van anderen als inspiratiebron, maar zorg voor eigen maatwerk en laat het resultaat toetsen door een kritische en deskundige adviseur.
Een ander wijdverbreid misverstand betreft de wijze waarop algemene voorwaarden rechtsgeldig worden overeengekomen. Menig ondernemer denkt nog steeds dat als hij zijn algemene voorwaarden maar bij de rechtbank of Kamer van Koophandel deponeert én op het briefpapier vermeldt dat en waar de algemene voorwaarden zijn gedeponeerd, deze algemene voorwaarden op iedere handelstransactie van toepassing zijn. Als u de NS bent, is dat juist. Men kan niet verwachten dat de NS bij de verkoop van een treinticket steeds de algemene voorwaarden ter hand stelt. Maar de Hoge Raad heeft al lang geleden beslist dat voor de gemiddelde MKB-ondernemer de verplichting geldt om de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ’ter hand te stellen’ aan de andere contractspartij. Desondanks blijkt in de handelspraktijk steeds maar weer dat ondernemers dat vergeten of bezwaarlijk vinden. Maar zijn de algemene voorwaarden niet vooraf ’ter hand gesteld’, dan riskeert men dat de nietigheid van de algemene voorwaarden wordt ingeroepen als het tot een geschil komt.
Wat zijn geaccepteerde manieren van ’ter hand stellen’?
In de offerte vermelden dat op de aangeboden transactie de algemene voorwaarden van toepassing zijn én dat deze algemene voorwaarden als bijlage zijn aangehecht of dat de algemene voorwaarden op de achterzijde van het offertepapier staan gedrukt. Let op, vermelding van de algemene voorwaarden uitsluitend op de achterzijde van de factuur is onvoldoende. De factuur wordt immers niet vooraf, maar achteraf toegestuurd.
In de overeenkomst vermelden dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn, dat deze algemene voorwaarden aan de contractspartij zijn overhandigd én dat door ondertekening van de overeenkomst de contractspartij de ontvangst van de algemene voorwaarden bevestigt.
Door periodiek (bijvoorbeeld eenmaal per jaar) de algemene voorwaarden aan de vaste afnemers toe te sturen en mee te delen dat dit de algemene voorwaarden zijn waaronder u transacties pleegt aan te gaan. Dit gebeurt regelmatig indien partijen zaken doen aan de hand van een catalogus die periodiek wordt verstrekt. De algemene voorwaarden worden dan in de catalogus opgenomen.
Door bij elektronisch zakenverkeer de algemene voorwaarden als bijlage mee te sturen en/of de contractpartij bij het doen van een bestelling duidelijk de acceptatie van de algemene voorwaarden te laten afvinken.
maart 2010